Внедрение системы управленческого учета может стать переломным моментом для вашего бизнеса. Хочу поделиться своим опытом, который показал, как критически важна система управленческого учета для стабильного роста и принятия правильных решений. Это был небольшой завод в Московской области, который рос и развивался, пока не столкнулся с кризисом — резким ростом цен на материалы и прекращением поставок от проверенных поставщиков.

В этот момент стало ясно, что без точного управленческого учета нельзя ответить на важнейшие вопросы: какова себестоимость каждой партии продукции? Как быстро окупится новое оборудование, которое недавно купили и установили в лизинг? Что будет с экономикой при расширении производства? Бухгалтерия не справлялась с этими задачами, а данные нужны были оперативно и на регулярной основе. Стало понятно, что нужна система управленческого учета.

Предыстория проекта внедрения системы управленческого учета

Предприятие, которое начинали два партнера, росло быстрыми темпами. Но когда один из партнеров отошел от дел, передав свою долю новому финансовому партнеру, возникла острая необходимость в прозрачной и регулярной отчетности. Именно тогда меня пригласили как консультанта по внедрению системы управленческого учета.

В этой статье я расскажу о пяти барьерах, которые могут разрушить 80% проектов по внедрению управленческого учета, и как мы их преодолели. Узнайте, как наши усилия привели к тому, что система заработала эффективно, обеспечивая ежемесячные отчеты и планирование. Эти уроки помогут вам избежать распространенных ошибок и успешно внедрить управленческий учет в вашем бизнесе.

Читайте дальше, чтобы узнать, какие препятствия могут ждать вас на пути, и как их можно преодолеть. Примите наш опыт и сделайте свой бизнес более устойчивым и прибыльным!

Главная задача проекта внедрения системы управленческого учета

Внедрение системы управленческого учета — это как попытка приручить дикого зверя. Передо мной стояла задача не просто создать систему управленческого учета, а полностью интегрировать ее в работу предприятия, и это было как танец на лезвии ножа, требующий огромных усилий и точности. На предприятии нужно было создать систему, которая не будет требовать значительных ресурсов и будет работать как часы. Итак, я взялся за этот амбициозный проект, согласовав с заказчиком несколько ключевых направлений:

1.   Автоматизированный управленческий учет на базе программы 1С

На предприятии уже использовалась программа «1С ERP» для бухгалтерского учета и налоговой отчетности. Но это было как использовать нож для масла, чтобы резать стейк — неэффективно и неудобно. Настройки программы не давали необходимой аналитики для анализа экономики предприятия. Нужно было превратить эту программу в мощный инструмент управленческого учета, настроив отдельный контур, который позволил бы анализировать финансы предприятия в режиме реального времени. Пришлось также адаптировать структуру подразделений программы к реальной организации производства.

2.   Создание финансово-экономического отдела

До этого проекта бухгалтерия предприятия была как единственный повар на огромной кухне — делала всё, но не справлялась с нагрузкой. Это было отдельным критическим аспектом проекта, поскольку предстояло найти и нанять финансового менеджера, обучить его новой системе и интегрировать его в коллектив. Это был своего рода «кастинг», где мы искали не просто специалиста, а настоящего супергероя финансового мира, который должен был забрать под свой контроль управление деньгами предприятия. В итоге необходимо было не только усилили финансовый контроль, но и организовать регулярное планирование работы предприятия.

3.   Доработка бизнес-процессов управления материалами и полуфабрикатами

Производственный процесс предприятия был отлажен, как часы, но в программе «1С ERP» учёт материалов был словно список покупок без указания, что с чем готовить. На предприятии существовала четкая система сменных заданий и передачи материалов от участка к участку. Однако в системе учета отражались только общие передачи материалов в производство и выпуск готовой продукции за месяц. Мне нужно было создать детализированную систему учета движения материалов и полуфабрикатов по каждой производимой партии конечной продукции. Это было важно для контроля качества и отслеживания поставок, особенно в условиях смены поставщиков.

4.   Обучение руководителей подразделений анализу затрат и планированию расходов

До моего проекта руководители подразделений были как капитаны кораблей без карт — они не анализировали затраты и не планировали расходы. Я привнес эту практику из корпоративного мира больших компаний, что совпадало с желанием генерального директора делегировать часть управленческих решений. Предстояло обучить руководителей анализировать свои затраты, что позволило им лучше понимать финансовые аспекты своей работы и более эффективно планировать бюджет. В итоге пару руководителей превратились в настоящих стратегов, готовых принимать взвешенные бизнес решения.

Каждая из этих задач в отдельности была целым рядом вызовов и барьеров, что делало проект сложным, но интересным. Читайте дальше, чтобы узнать, какие барьеры пришлось преодолеть. Эта статья поможет вам понять, как может преобразить и улучшить ваше предприятие или компанию проект внедрения системы управленского учета. Готовы к увлекательному путешествию по миру управленческого учета? Тогда вперед к барьерам!

Барьер № 1: «Разные понимания и ожидания от проекта у партнеров»

Этот барьер был как первый блин — комом. Возник он сразу и сопровождал меня на протяжении всего проекта. Два партнера с разными взглядами и ожиданиями смотрели на проект, как на пирог, который каждый хотел разрезать по-своему. А еще была всемогущая бухгалтерия, которая видела во мне угрозу своим устоявшимся порядкам и противилась всем нововведениям. Бухгалтер не знал, что я задумал, и всячески тормозил процесс. Такой старт мог бы предвещать полное фиаско.

Но я решил взять ситуацию в свои руки и предпринял следующие шаги:

• Разработка и описание системы учетных регистров:
  • Определил, какие элементы затрат мы будем учитывать.
  • Структурировал подразделения и цеха в центры затрат, словно разбирая огромный пазл этого промышленного предприятия.
  • Назначил центры финансовой ответственности и определил, кто из руководителей будет за них отвечать.
• Разработка учетной политики управленческого учета:
  • Описал принципы определения затрат, словно сочиняя новый свод законов.
  • Распределил затраты по центрам затрат.
  • Указал другие важные аспекты ведения управленческого учета, чтобы избежать хаоса и путаницы.
• Создание пакета ежемесячной отчетности:
  • Подготовил отчетность для план-факт анализа, чтобы каждый месяц можно было сверять карты и знать, куда двигаться дальше.
• Разработка схемы учета движения материалов и полуфабрикатов:
  • Создал схему учета, которая соответствовала бы нашей технологии и была идеальной на бумаге, а потом и в жизни.

Почти две недели мы с партнерами и их бухгалтерами сидели над этими документами, как над шедевром, внося мелкие правки. После нескольких итераций мы провели итоговое совместное двух часовое совещание, по результатам которого партнеры утвердили разработанные документы управленческого учета для внедрения. В процессе проекта эти документы оказались настоящими спасателями: они детально описывали все процессы, что облегчало внедрение, и при завершении проекта позволяли легко проверить, что все выполнено.

Урок № 1: «На начальном этапе проекта внедрения системы управленческого учета необходимо разработать и утвердить регламенты управленческого учета»

Этот урок подчеркивает важность создания и утверждения четких регламентов управленческого учета на старте проекта. Это помогает избежать недоразумений и обеспечивает ясное руководство для всех участников, делая процесс внедрения более прозрачным и управляемым.

Барьер № 2: «Где найти профессионального волевого финансового менеджера»

Необходимость создания финансовой службы с нуля на этом промышленном предприятии на первый взгляд усложняла проект, но в процессе реализации это принесло несколько положительных моментов:

• Появился активный участник, ответственный за осуществление и поддержание всей внедряемой системы управленческого учета.
• Финансовый менеджер подчинялся генеральному директору, что давало ему власть и полномочия для активных действий.
• Новый сотрудник был полон мотивации и интереса к проекту.

Однако найти финансового менеджера с необходимой квалификацией и волей к победе оказалось непростой задачей, на решение которой ушло около месяца. Этот процесс напоминал поиски золота геологом:

• Создали привлекательное объявление о вакансии на hh.ru, которое собрало более 300 откликов.
• На первом этапе отбора предложили кандидатам заполнить простую анкету через Google Формы с базовыми вопросами, чтобы отсечь тех, кто явно не подходил. Анкету заполнила только половина кандидатов.
• По результатам анкетирования отобрали 70 кандидатов, которым предложили пройти практическое тестирование на решение двух задач по финансовой отчетности и одну задачу на навыки работы с компьютером и электронными таблицами.
• Откликнулись только 20 человек, остальные оставили приглашение без ответа. Во время теста 8 человек отказались от его прохождения и сошли с дистанции.
• По результатам тестирования и личных интервью с кандидатами был сформирован список из 4 приемлемых человек, с которыми решили провести финальное собеседование.

Это был непростой процесс: из 300 человек мы нашли только 4 приемлемых, но не идеальных кандидатов. Для этих четверых избранных устроили финальное испытание из двух частей: интервью с двумя партнерами и творческое задание — экскурсия на производство, где можно было задавать любые вопросы и по результатам представить, как должна выглядеть система управленческого учета для данного производства. В результате, только один человек смог представить четко структурированную систему управленческого учета, остальные говорили общие слова, а один кандидат просто ушел со второй части. Так и был выбран и нанят финансовый менеджер на это предприятие.

Урок № 2: «Специалистов мало, а специалистов, способных решать конкретные задачи для развития бизнеса, еще меньше.»

Этот урок показывает, как важно не просто найти профессионала, но и убедиться, что он способен справиться с конкретными задачами вашего бизнеса. Это требует тщательного отбора и проверки реальных навыков и мотивации кандидатов.

Барьер № 3: «Программисты 1С могут всё, но не для проекта»

Этот барьер был больше уроком для меня, консультанта. В начале заказчик уверенно заявил, что у них в штате есть настоящий гуру 1С, которому поручат проект. Внедрение системы управленческого учета казалось делом простым: дать правильное техническое задание этому программисту, и он, как волшебник, всё сделает. Мы решили использовать только стандартный функционал программы «1С ERP», без дополнительного программирования, что казалось совершенно безрисковым. Но в ходе проекта всплыли забавные подробности:

• Программиста действительно подключили к проекту, но текущие задачи по поддержке бухгалтерии никто не отменял. К тому же, в прошлых проектах что-то пошло не так, и ему постоянно приходилось отвлекаться на другие вопросы. А задачи нашего проекта просто ждали своего часа.
• Программист — это программист. Он действительно был мастером программирования, но для настройки «1С ERP» нужно было знать меню, параметры, и как правильно заполнять документы. Это уже не имело отношения к программированию.

Этот барьер оказался не просто препятствием, а настоящим стояночным тормозом для всего проекта. Мои знания принципов работы программ семейства 1С и несколько десятков часов упражнений на тестовой базе «1С ERP» позволили мне создать подробные описания с картинками меню и форматом документов. Это помогло настроить программу и правильно работать с документами для целей управленческого учета.

Урок № 3: «Не всё золото, что блестит, но всё можно натереть для блеска»

Этот урок учит, что не всё, что кажется идеальным, на самом деле таково. Но при должных усилиях и внимании к деталям, даже сложные задачи можно решить, превращая потенциальные проблемы в блестящие успехи.

Барьер № 4: «Технология, конечно, есть, но технологическая карта – это уже творчество»

Этот барьер был продолжением настройки «1С ERP» для учета движения материалов и полуфабрикатов, и касался работы технолога производства. Технолог на каждую партию выпускаемой продукции создавал технологическую карту, в основном копируя карты прошлых аналогичных партий. Ему было удобно создавать один документ, включающий все материалы и операции в общем виде. Однако для правильного учета движения материалов, а особенно полуфабрикатов, было необходимо описать спецификацию производства на каждом станке.

Нам пришлось разработать систему спецификаций и пошаговую инструкцию по работе с ними в «1С ERP». В ходе тестирования выяснилось, что практика значительно отличается от теории, обсужденной ранее на совещаниях. Преодолеть этот барьер помогла только воля и желание собственника внедрить систему управленческого учета, которая на практике будет гарантировать соответствие фактического исполнения и заявленной теории.

Урок № 4: «Воля и поддержка собственника критичны для успеха проекта внедрения системы управленческого учета»

Этот урок подчеркивает, что решающую роль в успешном внедрении системы управленческого учета играет воля и поддержка собственника. Без их решимости и активного участия, преодоление технологических и организационных барьеров становится практически невозможным.

Барьер № 5: «Давайте заболтаем, может быть, это пройдет»

Во время обучающих совещаний и рабочих встреч по проекту обнаружился любопытный феномен: сотрудники компании стремились увести разговор в сторону, рассказывая множество мелких деталей и нюансов. Это приводило к длинным обсуждениям, которые заканчивались без конкретных результатов. В начале проекта несколько совещаний и личных встреч с сотрудниками прошли безрезультатно. С одной стороны, они не понимали, зачем нужен этот проект и система управленческого учета, а с другой – хотели сохранить привычный порядок вещей как можно дольше.

Преодолеть этот барьер удалось благодаря двум важным факторам:

• Детальное описание системы: Я подробно описал, как будет работать система управленческого учета, что позволило сотрудникам понять её значимость и функциональность.
• Воля и поддержка собственника: Активная поддержка и мотивация со стороны собственника компании помогли сотрудникам принять изменения и вовлечься в проект.

Урок № 5: «Люди не будут меняться и внедрять новое по своему желанию, особенно если не понимают, как это отразится на них»

Этот урок подчеркивает, что изменения требуют не только четкого плана и описания, но и активного участия и поддержки руководства. Без этого сотрудники могут сопротивляться нововведениям, стараясь сохранить статус-кво. Но с правильной мотивацией и пониманием целей, они могут стать активными участниками процесса внедрения.

В заключение несколько слов о роли консультанта

Внедрение системы управленческого учета может стать переломным моментом для вашего бизнеса, помогая ответить на важнейшие вопросы и принимать правильные решения. Однако, на этом пути часто возникают различные барьеры, преодолеть которые помогут опыт и профессионализм консультантов.

Роль консультанта в проекте внедрения системы управленческого учета невозможно переоценить. Консультант не только разрабатывает то, что нужно внедрить, но и подруживает внутри компании все заинтересованные стороны, от бухгалтерии до руководства. Он показывает собственнику, где нужно проявить волю и как замотивировать сотрудников для принятия изменений.

Мой опыт внедрения системы управленческого учета на предприятии показал, что каждый барьер может стать возможностью для роста и улучшения. Независимо от того, сталкиваетесь ли вы с разными ожиданиями партнеров, сложностями в найме квалифицированных специалистов, техническими проблемами или сопротивлением сотрудников, консультант поможет найти решения и двигаться вперед.

Если вы заинтересованы в успешном внедрении системы управленческого учета и хотите узнать больше о том, как я могу помочь вашему бизнесу, не стесняйтесь задавать вопросы. Свяжитесь со мной по WhatsApp или электронной почте. Я с радостью отвечу на все ваши вопросы и помогу вам начать этот важный проект!

• WhatsApp: +79032357255
• Электронная почта: Dmitry@Perelygin.expert

Резюме уроков:

1. Четкие регламенты с самого начала: Регламенты управленческого учета должны быть разработаны и утверждены на начальном этапе, чтобы избежать недоразумений и обеспечить прозрачность процесса.
2. Поиск квалифицированных специалистов: Специалисты, способные решать конкретные задачи для развития бизнеса, на вес золота. Тщательный отбор и проверка навыков кандидатов жизненно важны.
3. Настройка и использование технологий: Даже самые лучшие технологии требуют правильной настройки и использования. Детальные инструкции и поддержка помогут избежать заторов в работе.
4. Поддержка собственника: Воля и активное участие собственника критичны для преодоления технологических и организационных барьеров.
5. Мотивация сотрудников: Люди не будут менять устоявшиеся процессы без понимания и мотивации. Активное участие руководства и четкое объяснение целей помогут вовлечь сотрудников в процесс изменений.

В заключение, успешное внедрение системы управленческого учета требует стратегического планирования, эффективной коммуникации и профессиональной поддержки. Консультанты играют ключевую роль, помогая компании пройти этот путь и достигнуть новых высот в управлении и развитии бизнеса.

ЕЩЕ НА ЭТУ ТЕМУ:

7 важных фактов управленческого учета: всё, что вы хотели узнать!

Если вы заинтересовались новыми карьерными возможностями для бухгалтера, статья поможет вам понять, как использовать управленческий учет для улучшения финансового состояния вашего малого бизнеса. Узнайте, как управленческий учет может стать мощным инструментом для принятия стратегических решений, оптимизации затрат и повышения прибыльности

5 неочевидных путей увеличения прибыли предприятий малого бизнеса

Статья откроет для вас стратегии, такие как допродажи, перекрестные продажи, программы лояльности, снижение оттока клиентов и аутсорсинг, которые помогут вам повысить доходы без дополнительных затрат на привлечение новых клиентов. Узнайте, как применить эти методы на практике и сделайте ваш бизнес более успешным и прибыльным.

Полное руководство по БДДС и БДР для чайников. Простое объяснение за 5 минут

В статье вы узнаете, как эффективно использовать бюджеты движения денежных средств (БДДС) и доходов и расходов (БДР) для ясного и понятного представления финансовых данных. Эти знания помогут вам не только управлять финансами компании, но и наглядно объяснять собственнику, как ваши прогнозы и отчеты влияют на будущее бизнеса, обеспечивая его успешное развитие и рост.

5 таблиц для формирования бюджета с нуля: узнайте, как стабильно расти в малом бизнесе

Узнайте, как с помощью пяти ключевых таблиц можно эффективно планировать продажи, маркетинг, производство, логистику и закупки для вашего бизнеса. Эта статья предоставит вам практические инструменты и шаблоны, которые сделают процесс бюджетирования простым и понятным даже для новичков.

7 шагов: как составить финансовый план предприятия на год

В статье вы узнаете, как определить цели и задачи финансового планирования, провести анализ текущего финансового состояния и составить прогноз доходов и расходов. Эти знания помогут вам эффективно общаться с собственником, предоставляя ему ясные и понятные отчеты для принятия обоснованных решений и достижения финансового успеха бизнеса.