Это полное руководство поможет вам понять, что такое управленческая отчетность и что в нее входит. Прочитав эту статью, вы узнаете, как правильно читать управленческие отчеты. Вы поймете, какую информацию они показывают, и как необходимо принимать управленческие решения для своей компании.
Управленческие отчеты — один из самых важных инструментов управления бизнесом. Они дают представление о производительности компании, показывая, где ожидания оправдываются, а где нужно что-то менять. Управленческая отчетность — хороший инструмент информирования собственника о достигнутых результатах, утверждения планов и анализа операционных вопросов. Например, отчет о продажах покажет увеличение продаж из-за рекламной акций к празднику и уменьшение продаж из-за повышения цен на товары, не участвующие в акции.
В этой статье обсудим преимущества понимания управленческих отчетов и поделимся некоторыми советами о том, как начать работу с ними.
Что такое управленческие отчеты?
Управленческие отчеты используются для предоставления информации о производительности организации. Они помогают понять, как бизнес работает в финансовом, оперативном и стратегическом плане, и принять решения для управления.
Эти отчеты могут формироваться ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.
Основные задачи управленческой отчетности
Управление на основе отчетов является основой любой успешной стратегии менеджмента. Существует множество различных типов отчетов, но все они служат одной цели: предоставить разные точки зрения на то, насколько хорошо работает компания.
Управленческие отчеты создаются по трем основным причинам:
1) Измерение эффективности.
Это важная задача, которую можно использовать для оценки эффективности компании и ее подразделений. Его можно использовать для измерения прогресса в достижении целей. Также это полезно для определения точек роста. Можно получить ценную информации об истинных возможностях компании. Например, из отчета о прибыли собственник узнает, сколько заработал бизнес за месяц или квартал, увеличилась ли выручка и прибыль по сравнению с предыдущим периодом, или бизнес “проедает” его деньги каждый месяц. Отчет по ключевым показателям покажет, какие сотрудники приносят деньги, а с кем нужно проститься.
2) Принятие решений.
Управленческие отчеты используются для принятия решений о том, как распределять ресурсы, какие проекты развивать и кого продвигать. Например, отчет о движении денежных средств показывает, сколько денег пришло в бизнес за последний месяц. Видно, как они были использованы, сколько ушло на оплату труда, сколько оплатили аренды и т.д. На основе финансовой отчетности за последний квартал собственники бизнеса решают, сколько денег выплатить себе из бизнеса в качестве дивидендов, а какую часть прибыли направить в инвестиции для запуска нового продукта. Платежный календарь покажет собственнику или директору, попадет ли компания в кассовый разрыв в следующем месяце, и какие есть ресурсы и мероприятия, чтобы этого избежать.
3) Управление.
Отчеты также могут помочь в отслеживании соблюдения законов, нормативных актов и политик, регулирующих организационную деятельность, или предоставить рекомендации по будущей эффективности. Например, для производителя обуви в управленческом отчете сравнение показателей количества выпущенной и количества промаркированной продукции покажет, вся ли продукция была промаркирована. Если есть отклонения, то это проинформирует собственника или директора о необходимости решить этот вопрос для соблюдения законодательства. Управленческий отчет о количестве отработанного времени сотрудниками покажет, соблюдаются ли нормы рабочего времени в соотвествии с Трудовым кодексом, так как в случае несоблюдения этих норм у компании возникают финансово-юридические риски судебных разбирательств с сотрудниками в будущем. Если сотрудники подадут в суд и выиграют его, то в результате этого компании придется выплачивать существенные денежные суммы.
Типы управленческих отчетов
Существует множество различных типов управленческих отчетов, каждый имеет свое назначение и состоит из различных компонентов. К ним относятся финансовые, операционные, маркетинговые и другие. Ниже приведен список наиболее распространенных типов управленческих отчетов и цели их использования:
— об управлении и планировании;
— о движении денежных средств;
— о прибылях и убытках (или отчет о финансовых результатах);
— балансовый отчет или управленческий баланс.
Отчет об управлении и планировании
Отчет об управлении и планировании — это документ, в котором описывается деятельность организации за определенный период. Этот управленческий отчет также называют операционным отчетом. Обычно он включает в себя анализ целей и задач организации, сводку деятельности по разработке и внедрению, оценку производительности по отношению к этим целям и задачам, сводку отзывов клиентов о продуктах или услугах и любые изменения в направлении бизнеса.
Отчет об управлении и планировании — ценный инструмент, который можно использовать для различных целей, например, для улучшения процесса принятия решений, предоставления информации о ходе достижения организационных целей и оценки эффективности действий, предпринятых в компании.
Отчет об управлении и планировании состоит в основном из нефинансовых показателей. Например, отчет о продажах и количестве сделок и/или клиентов, с которыми каждый предприниматель начинает вести свой бизнес, является типичной составляющей для данного вида управленческого отчета. Далее этот отчет усложняется, показывая данные по каждому этапу воронки продаж: результативность рекламы, количество заявок, количество новых клиентов, количество сделок, количество повторных транзакций и так далее.
Показатели работы склада важны для торговой компании. Склады являются основой цепочки поставок. Они хранят товары, отправляют их клиентам и обрабатывают возвраты. Для этих складов важно работать с максимальной производительностью, чтобы соответствовать ожиданиям клиентов. Общие показатели производительности склада: время доставки до двери, точность заказа, точность инвентаризации и производительность.
Отчет о движении денежных средств
Отчет о ДДС является одним из трех финансовых отчетов, которые входят в управленческую отчетность, которые используются для оценки деятельности компании и показывают, сколько денежных средств поступает и уходит из компании за определенный период.
Он также показывает, достаточно ли у компании денег для оплаты своих расходов, может ли она позволить себе инвестиции для роста или ей нужно брать кредиты.
Его можно использовать для определения способности компании погасить задолженность, инвестировать в новые проекты и обеспечить доход акционерам.
Отчеты о движении денежных средств часто используются для прогнозирования будущего компании и принятия решений о том, куда инвестировать капитал. Они также используются инвесторами, чтобы решить, хотят ли они инвестировать в компанию.
Отчет о движении денежных средств состоит из трех частей:
1) Операционный раздел, в котором фиксируется, сколько денег компания заработала или потеряла за период. Этот раздел показывает информацию о суммах поступившей выручки, из которой компания произвела текущие платежи за аренду, оплату новой партии товара, оплату труда и налоги, за услуги других компаний и подрядчиков.
2) Инвестиционный раздел, в котором записываются все деньги, потраченные на покупку новых активов, таких как имущество или оборудование. Например, этот раздел покажет суммы денег использованные на покупку нового офиса или здания в собственность, приобретение новой производственной линии или станка, нового погрузчика на склад материалов или готовой продукции.
3) Финансовый раздел, в котором записываются любые деньги, полученные на финансирования компании, оплату кредитов и выплату дивидендов. Например, компания получила кредит в банке. Получение и погашение этого кредита, оплата процентов будут отражены в финансовом разделе.
Отчет о прибылях и убытках
Отчет о прибылях и убытках — это второй финансовый отчет, который входит в управленческую отчетность. Этот отчет также показывает информацию за определенный период.
Он предназначен для того, чтобы помочь собственникам, кредиторам и другим заинтересованным сторонам сравнить результаты деятельности компании с предыдущими периодами и оценить ее общее финансовое состояние.
Владельцы бизнеса должны знать и понимать этот отчет, потому что это помогает им оценить прибыльность. Это также помогает им оставаться на вершине своих финансов.
Также он показывает, сколько денег компания заработала или потеряла за определенный период времени.
Он состоит из двух разделов:
— доход, который представляет собой деньги, которые компания заработала от своей повседневной деятельности;
— расходы, которые представляют собой расходы, которые компания несет в ходе своей деятельности.
Отчет отражает прибыль или убыток компании за определенный период. Это рассчитывается путем вычета расходов из источников дохода.
Важным моментом подготовки отчета о прибылях и убытках является метод начислений. Он регистрирует транзакции по мере их возникновения, независимо от того, были ли они уже оплачены. Например, зарплату за июнь этот отчет покажет в расходах за июнь, хотя выплата в августе. А вот отчет о движении денежных средств покажет эту сумму в операционных платежах за август. Это позволяет правильно оценить прибыльность бизнеса за отчетный период месяц или квартал.
Этот момент важен для бизнеса, который работает с отсрочками платежа. Особенно, если они составляют более одного месяца. Например, в августе компания продала партию товара за 200 тысяч рублей с отсрочкой 45 дней. Его закупку которого оплатили авансом в размере 100 тыс. рублей в прошлом месяце июле. В отчете движения денежных средств за август не будет никаких данных об этой операции. Получение выручки будет отражено в сентябре, а оплата товара — в июле. ДДС не покажет эту операцию в августе — нет движения денег, хотя бизнес заработал на ней 100 т.р. Это покажет отчет о прибылях и убытках. В нем — выручка 200 тысяч рублей, расходы 100 тысяч рублей и прибыль 100 тысяч рублей.
Балансовый отчет или управленческий баланс
Бухгалтерский баланс — это третий финансовый отчет, который входит в управленческую отчетность. Управленческий баланс показывает, чем владеет компания и что она должна, а также разницу между ними на определённую дату. Обычно его составляют на конец месяца, квартала или года, но иногда и на определенную дату.
Управленческий балансовый отчет состоит из трех основных категорий: активы, обязательства и собственный капитал.
Активы
— это то, чем владеет компания на дату составления баланса. Они могут быть материальными или нематериальными.
Материальные активы — это все, к чему можно прикоснуться физически. К материальным активам относятся такие вещи, как наличные деньги, фабрики, здания и инвентарь. Например, активами торговой компании будут товары, складское оборудование, погрузчик, собственный транспорт, здание или помещение склада, деньги на счете или в кассе. Для зубной клиники активами будут собственное помещение, медицинское оборудование и инструменты, запасы медикаментов, мебель, деньги в кассе и на расчетном счете.
Нематериальные активы — это вещи, к которым вы не можете прикасаться. Например, это интеллектуальная собственность, такая как патенты, товарные знаки и деловая репутация. Управленческий баланс будет отражать только приобретенные нематериальные активы. Это могут быть лицензии на офисное программное обеспечение, приобретенный патент и другие. Главный момент, что компания понесла очевидные материальные измеримые затраты на получение этих нематериальных активов. Например, денежную оценку деловой репутации можно получить и показывать в балансовом отчете только в результате продажи компании. Причем, это будет показано в балансе покупателя. Это отдельный сложный вопрос.
Обязательства
— это то, что компания должна другим на дату составления балансового отчета. Их можно разделить на краткосрочные и долгосрочные. Краткосрочные обязательства — это деньги, которые должны быть выплачены другим лицам менее чем через год. А долгосрочные обязательства — это деньги, которые должны быть выплачены более, чем через год. Обязательства также могут быть краткосрочными или долгосрочными в зависимости от того, когда должны быть погашены.
Примерами обязательств являются задолженность по оплате труда и налогам, товарный кредит поставщика, полученные займы и кредиты, задолженность по лизингу, а также авансы, полученные от покупателей на поставку товаров или оказания услуг в будущем.
Собственный капитал – это разница между активами и обязательствами. Чем выше этот показатель, тем менее это рискованно для компании.
Балансовый отчет позволяет инвесторам получить представление о том, сколько долгов у компании. Видно, насколько она устойчива с точки зрения получения дохода для погашения своих долгов.
Преимущества использования управленческой отчетности
Управленческий отчет представляет собой сводку результатов деятельности компании за определенный период времени. Это инструмент, который используется собственниками и директорами компаний для понимания результатов деятельности и эффективности компании. Этот отчет также может быть использован инвесторами, чтобы получить представление о результатах деятельности компании.
Одним из самых больших преимуществ создания управленческой отчетности является повышенная прозрачность. Это позволяет заинтересованным сторонам понять, что происходит в компании, как это влияет на функции бизнеса. Это, в свою очередь, дает информацию для принятия решений и управления компаний.
Как начать использовать управленческую отчетность в своей компании
Главным фактором, препятствующим началу использования управленческой отчетности, является большое количество отчётов и показателей, которые используют разные компании и бизнесы. Хорошей новостью является то, что количество и сложность финансовых показателей и управленческих отчетов определяется сложностью и возрастом бизнеса. Лучший способ внедрения и использования управленческой отчетности является принцип «от простого к сложному». Если компания совсем не использует никакую отчетность, то нужно начать с двух отчетов:
• Отчет о движении денежных средств.
Для подготовки и анализа этого отчета не нужно много ресурсов. Можно переписать банковскую выписку в электронную таблицу. Затем сгруппировать платежи и поступления по видам в общей сумме за период.
Такой отчет даст наглядную картину того, от кого приходят деньги в бизнес и как используются. Например, мой клиент школа музыки составила такой отчет в апреле за прошлые 12 месяцев. Анализ показал, что в течение года поступления выручки неравномерны, и есть сезонность. Поступления денег в летние месяцы не достаточно для оплаты постоянных расходов. Сделанный вывод был прост. Нужно формировать резервный фонд перед летним сезоном в апреле — мае, когда есть хорошие поступления выручки. В апреле школа музыки воздержалась от расширения своей деятельности за счет накопленного остатка денег на счете, и перенесла его на осень. Отчет ДДС и принятое решение спасли школу музыки от кассового разрыва в летние месяцы.
• Отчет о прибыли и убытках.
Он важен как для понимания, зарабатывает ли бизнес деньги для собственника, так и для того, чтобы увидеть экономику отдельного товара, операции или услуги. Мой клиент — стоматологическая клиника — подготовил и проанализировал виды лечения зубов, которые они проводят пациентам. Проведенный анализ показал, что простое лечение не приносит достаточно прибыли, чтобы клиника зарабатывала плановый доход собственнику и окупило его инвестиции в дорогостоящее оборудование, необходимое в основном для зубного протезирования. Было принято решение сфокусироваться на пациентах, которым необходима по медицинским показаниям имплантация, а простое лечение проводить только как сопутствующее. Клиника направила маркетинг на продвижении услуг имплантации, в оказании которых они являются высококлассными специалистами. Ограниченное время приема пациентов в клинике распределилось в большую долю услуг имплантации. В результате прибыль клиники и доход собственника удвоились.
